Verbundarbeit im Fokus –

Sophie: Kannst du bitte zwei Formen oder Formate eurer Zusammenarbeit vorstellen, von denen du sagst, dass diese in deiner Laufbahn als Koordinatorin richtig gut funktioniert haben? Mit welchen Tools habt ihr dabei gearbeitet?

Julia: Unsere Hauptkommunikation lief asynchron über das Tool Mattermost des Hochschulforums Digitalisierung (HFD) in thematisch strukturierten Kanälen. Für verschiedene Arbeitsgruppen und Medienproduktion haben wir uns täglich dort ausgetauscht und konnten auch auf frühere Chats und Dokumente zugreifen. Mattermost bot zudem eine Anbindung an die größere Hochschuldidaktik-Community.

Was sich für uns bewährt hatte, war das Arbeiten in Sub-Teams, die bei Bedarf eigene Meetings organisieren. Beispielsweise beschäftigte sich eine Arbeitsgruppe mit Marketing und Öffentlichkeitsarbeit. Solche Gruppen bearbeiteten eigenverantwortlich verschiedene Projektprozesse. Jede Gruppe hatte eine*n Hauptansprechpartner*in, der*die die Organisation übernahm und Informationen im wöchentlichen Jour Fixe weitergab. Diese Struktur bewährte sich ebenfalls, da aufgrund der großen Anzahl von 20-25 Mitarbeitenden nicht jede*r überall dabei sein konnte. Es gab an jedem Standort eine Stelle für didaktische Mitarbeiter*innen und standportspezifisch noch Zusatzrollen, wie zum Beispiel Medienproduktion oder die Expertin für Barrierefreiheit.

Auch wenn unsere digitale Zusammenarbeit gut verlief, waren Präsenztreffen essenziell. Wir haben ein- bis zweimal pro Jahr Mitarbeitenden-Konferenzen mit den QUADIS-Mitarbeiter*innen durchgeführt, um die inhaltliche Programmatik zu besprechen, Blended Learning Seminare zu planen und unsere Fortschritte zu bewerten. Diese zweitägigen Treffen beinhalteten auch Teambuilding-Maßnahmen, um die Zusammenarbeit zu verbessern und zukünftige Schritte zu planen.

Zusätzlich gab es Konferenzen für die Arbeitsverantwortlichen – die Leitungen der hochschuldidaktischen Einrichtungen. Diese Gruppe hat strategische Themen und die Positionierung des Verbunds besprochen. Zusammengefasst: Mitarbeitenden-Konferenzen fokussierten sich auf operative und inhaltliche Themen, während Arbeitsverantwortlichen-Konferenzen die strategische Ausrichtung behandelten.

Sophie: Welche Tools nutzt ihr neben Mattermost noch für die Zusammenarbeit?

Julia: Mattermost als Kommunikationsplattform hat sich durch die finanziellen und organisatorischen Rahmenbedingungen damals als beste Möglichkeit erwiesen. Wir nutzten noch Zoom für synchrone Meetings, Trados für die Übersetzung, Unipark für die Evaluation und CryptPads (ähnlich Etherpads mit eigener Verschlüsselung) für jegliche Form von kollaborativen Schreibprozessen, bei denen schnell in Sub-Teams agiert werden musste.

Die Kooperation der meisten Projektpartner war vorher zwar schon langjährig etabliert, jedoch eher auf den Austausch der Leitungsebene und ähnliche Themen bezogen. Im Projekt gab es nun viel stärker operatives Tagesgeschäft. Dafür mussten wir uns im Verbund auch Tools für die tägliche Zusammenarbeit geben, weil sonst die Gefahr bestanden hätte, dass jeder an seinem eigenen Standort bleibt und schaut, wie er die eigenen Probleme vor Ort löst.
 Wir haben so stark von diesem Austausch profitiert, insbesondere in der Qualitätssicherung, weil wir uns gegenseitig auch reviewt haben. Zum Beispiel hatten wir ein Critical–Friends-Verfahren, wofür wir diese Nähe in der Zusammenarbeit benötigt haben. Das wäre ohne die neuen Tools in der Form nicht möglich gewesen.