von Dr. Julia Hufnagel und Prof. Dr. Doris Ternes
Die Duale Hochschule Baden-Württemberg vernetzt sich über mehrere Standorte und stellt dafür drei Formate zum Austausch, zur Außenwirkung und zum Feiern der Erfolge vor. Die Projektkoordinatorinnen reflektieren die genutzten Maßnahmen Lean Coffee Meeting, Learning Festival und ihre Sharing Circles kritisch.
Die Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) setzt Impulse für die digitale Transformation von Lehre und Studienorganisation durch Networking in und mit Kompetenzzentren, den Education Competence Centern (ECC). Durch das von der Stiftung Innovation in der Hochschullehre geförderte Projekt „EdCoN“ (Education Competence Network) konnten sich zehn ECCs an verschiedenen Standorten mit digitalen Lehr-Lern-Szenarien und Prozessen rund um die Studienorganisation beschäftigen, diese erforschen und weiterentwickeln. Die ECCs sind zwar lokal an den jeweiligen Standorten angesiedelt, aber landesweit vernetzt und bilden ein agiles Netzwerk für innovative Lehre an der DHBW. Ein solches Netzwerk entsteht jedoch nicht von selbst. Wir argumentieren, dass die Netzwerkbildung durch die folgenden Prinzipien der agilen Organisationsentwicklung erleichtert werden kann: Transparenz, Kontinuität und partizipative Entscheidungsprozesse.
Die DHBW ist eine Hochschule eigenen Typs, die ausschließlich duale Studiengänge anbietet und mit 34.000 Studierenden die größte staatliche duale Hochschule in Deutschland ist. Darüber hinaus ist sie nach dem Vorbild einer amerikanischen „State University“ organisiert, d. h. sie ist auf neun Standorte, drei Außenstellen und das „Center for Advanced Studies“ (CAS) in ganz Baden-Württemberg verteilt und koordiniert und entwickelt damit Studium und Lehre in zehn autonomen Einheiten.
Für die digitale Lehre greift die Hochschule auf eine Supportstruktur zurück, deren Eckpfeiler bereits vorhanden sind. Zu nennen sind hier vor allem die zehn Education Support Center (ESC), die Lehrende an den einzelnen Standorten in E-Learning-Fragen beraten, das Zentrum für Hochschuldidaktik und lebenslanges Lernen (ZHL), das für die hochschulübergreifende Weiterbildung aller Lehrenden und Mitarbeitenden zuständig ist, sowie das Anwendungszentrum E-Learning (AWZ), welches sich mit dem Aufbau einer gemeinsamen Moodle-Plattform befasst. Ebenfalls ein wichtiger Impulsgeber für die Entwicklung einer digitalen Lehr- und Lerninfrastruktur ist das Corporate IT Service Center (CIS), da es zentral für den Betrieb der Netzinfrastruktur verantwortlich ist. Diese Kompetenz- und Supporteinheiten miteinander zu vernetzen bzw. in den Austausch zu bringen, bildete die Grundlage für die Projektidee des Education Competence Network (EdCoN; http://edcon.dhbw.de). Das Projekt wird von der Stiftung Innovation in der Hochschullehre bis 2025 gefördert.
Auf der Kompetenzstruktur aufbauend wurden zukunftsweisende digitale Lehr-Lern-Innovationen definiert, wodurch sich zehn Fokusthemen bildeten (s. Abb. 1). Erfahrene Professor:innen der Hochschule wurden mit der Übernahme der Themen als Pat:innen und damit mit der inhaltlichen Gestaltung betraut. Zusammen mit ihren wissenschaftlichen Mitarbeitenden (je 1,5 Stellen) an ihren jeweiligen Standorten bilden sie die Education Competence Center (ECCs). Diese sind das Herzstück von EdCoN. Im Zentrum steht das Experimentieren, Modellieren sowie die Potenzialanalyse von digitalen Lehr-Lern-Szenarien und digitalisierten Prozessen rund um das Thema Studienorganisation (Ternes & Hufnagel 2023).
Abbildung 1 gibt einen Überblick über die Fokusthemen. Die ECCs sind zwar lokal angesiedelt, aber landesweit vernetzt und bilden so ein flächendeckendes, agiles Netzwerk über alle Standorte hinweg.
– digitale Lehre und Lehrsupport an der DHBW
– das zweiwöchentliche Lean Coffee Meeting
– Erfolge feiern
Ein Tool zur transparenten Projektdokumentation
Abbildung 1: Die ECCs (Education Competence Center) von EdCoN (Education Competence Network).
Wie bereits erwähnt entsteht ein solches Netzwerk jedoch nicht von selbst. Hier bedarf es weiterer Formate, die nicht direkt der Hochschuldidaktik zugeordnet werden können, aber dem Community Building und der Entstehung der Community of Practice dienlich sind (Ternes 2023).
Um die Vernetzung Wirklichkeit werden zu lassen, wurden bereits im Antrag verschiedene Formate wie ein Kick-Off Meeting, Themenpat:innentreffen, Learning-Festival und eine Abschlussveranstaltung definiert. Diese Formate zu beleben und damit wirkliche Zusammenarbeit zu realisieren, war Aufgabe der Projektkoordination. Es stellte sich allerdings zügig heraus, dass die angedachten Vernetzungsformate nicht ausreichen, um ein Gemeinschaftsgefühl entstehen zu lassen, denn die räumliche Distanz stellt hierbei eine echte Herausforderung dar. Neben der räumlichen Distanz kommt an der DHBW hinzu, dass durch ihre Autonomie die Standorte auch in Konkurrenz zueinanderstehen, wenn es z.B. um die Anzahl der Erstimmatrikulationen oder die Budgetverteilung geht. Vernetzungsformate innerhalb der DHBW wurden daher zu Beginn des Projekts eher genutzt, um den Showroom zu bedienen. Auf der Hinterbühne kam die Zusammenarbeit und Identifikation mit dem Projektziel nur zögerlich zustande. Das Ringen um Ressourcen (mögliche Entfristungen) erschwerte schnelle Innovationen durch Bündelung der Kapazitäten und Kompetenzen.
Als Lösung führte die Koordination Elemente der agilen Organisationsentwicklung ein und baute durch Transparenz und iterative Entscheidungsprozesse eine sich vernetzende Community auf. Im Folgenden werden drei Beispiele der erfolgreichen Koordinationsarbeit beschrieben und kontrovers reflektiert.
Um den kontinuierlichen Austausch auf Augenhöhe zu fördern, wurde ein digitales Lean Coffee Meeting eingeführt. Im EdCoffecorNer (dabei handelt es sich um ein agiles Meetingformat) tauschen sich die Projektbeteiligten alle zwei Wochen in Form eines Lean Coffee Meetings über anstehende Herausforderungen, Fragestellungen und Problemlagen in der operativen Ausgestaltung des EdCoN-Projektes offen und agendafrei aus.
Die Teilnahme ist freiwillig, aber alle Projektbeteiligten werden regelmäßig dazu eingeladen. Das Treffen ist auf 30 Minuten begrenzt, findet per Videokonferenz statt und wird durch die digitale Pinnwand „Padlet“ unterstützt. Die Pinnwand ist in die drei Spalten „Themensammlung“, „Zu diskutieren“ und „Diskutiert“ unterteilt. Zu Beginn des Meetings werden Themen gesammelt (ca. eine Minute Zeitbedarf), die für die Anwesenden von aktueller Relevanz sind, weil sie dringend Antworten benötigen oder diese kurz diskutieren möchten. Die Gruppe stimmt über die Like-Funktion ab, welche Themen sie am wichtigsten findet. Diese werden von der Moderatorin in die Spalte „Zu diskutieren“ eingetragen. Die Themen werden dann in der Reihenfolge ihrer Priorität bearbeitet. Themen, die nicht behandelt werden können, werden auf die nächste Sitzung verschoben. Bei dringenden Themen kann die Projektkoordination aktiv eingreifen.
(+) Projektbeteiligte können in einem kurzen, selbstgestalteten Meeting ihre Fragen und Diskussionsbedarfe platzieren und es können Synergien mit anderen ECCs sichtbar werden. Das Format findet regelmäßig statt und ist daher gelernte und gelebte Praxis. Die Teilnahmezahlen sind konstant bei etwa einem Drittel der Projektbeteiligten (12 bis 15 Personen), bei wechselnder Anwesenheit.
(+) Projektbeteiligte konnten sich durch das Format gerade zu Beginn des Projektes schnell und unkompliziert vernetzen, da eine halbe Stunde kein großer Zeitaufwand ist.
(+) Auch im Online-Setting entsteht bereits der Eindruck, sich zu kennen, was die Hemmschwelle senkt, sich über Arbeitsinhalte auszutauschen oder andere (z. B. per Telefon) um Rat zu fragen. Trotz der räumlichen Distanz entstand damit eine Vertrauensbasis.
(+) Durch die virtuellen Treffen konnte die Projektkoordinatorin schnell auf aktuelle Herausforderungen und Bedürfnisse reagieren, Entscheidungen bei der Projektleitung herbeiführen und alle informieren und unterstützen.
(-) Gegebenenfalls kann es problematisch werden, wenn immer die gleichen Projektmitwirkenden fernbleiben (freiwillige Teilnahme).
(-) Auch dieses Format ist kein Selbstläufer. Sofern die Koordination fehlt, findet es nicht statt, weil sich die Vakanz nicht automatisch füllt bzw. sich das Format nicht selbstständig organisiert.
Zur Mitte der Projektlaufzeit sollten – als Motivationsschub – erste Teilerfolge sichtbar gemacht werden. Dazu wurde am 19.04.2023 ein großes Learning Festival in Präsenz geplant und umgesetzt. Um den Tag mit allen Projektmitwirkenden, Lehrenden und Lehrsupportmitarbeitenden partizipativ und innovativ zu gestalten, wurde eine Vielzahl an kurzen und mittleren Formaten vorgesehen, um allen Beteiligten die Mitwirkung, Vorstellung und Vernetzung zu ermöglichen. Ziel des Learning Festivals war, Transparenz über den Status Quo der Teilprojekte herzustellen.
Folgende Formate wurden von der Projektkoordination vorgeschlagen und durch die Interessensbekundungen der Projektbeteiligten im Programm aufgenommen:
Die Organisation und Umsetzung des Learning Festivals verlief im typischen Spirit des EdCoN Projekts: Alle Ideen wurden transparent in einem Padlet (siehe Abb. 2) gesammelt, damit bereits der Entstehungsprozess, vergleichbar zum Brainwriting, der gegenseitigen Inspiration und weiteren Ideengewinnung diente.
Abbildung 2: Padlet der Einreichungen zum Learning Festival
(+) Durch die Vielzahl der Formate konnte ein großes Programm erstellt und eine hohe Partizipation erreicht werden: https://www.edcon.dhbw.de/learning-festival. Es wurden alle Einreichungen berücksichtigt, manche mussten auf ein anderes Format verschoben werden, andere wurden zusammengelegt.
(+) Durch den partizipativen Entstehungsprozess wurde die übliche hierarchische Beziehung zwischen Einreichenden als Bewerber:in und dem Programmcommittee als Entscheidende aufgehoben.
(+) Das Festival ermöglichte eine Dynamik des Erfolgs, der Motivation und der Beteiligung aller (Lehrende, Studierende, Duale Partner, Gremienmitglieder, Hochschulleitungen etc.). Es wurden (Teil-)Erfolge sichtbar und es entstand eine kreative Stimmung, die Lehre zu gestalten oder zu verändern.
(+) Dadurch, dass man direkt mit den jeweiligen Personen in Kontakt treten konnte, lernten die Teilnehmenden viele Personen aus unterschiedlichen Standorten kennen, denen sie sonst evtl. nie begegnet wären. Vernetzung fand statt! Es versammelten sich sehr schnell Personen mit gemeinsamen Interessensgebieten, die ihre Erfahrungen teilen und eine Community of Practice ermöglichen.
(-) Die Koordination bedurfte eines erheblichen Aufwands, alle Beiträge sollten wertschätzend zu den Formaten zu- oder umgeordnet werden und der Tag musste in Gänze organisiert sowie moderiert werden.
(-) Einen passenden Termin zu finden, der kollisionsfrei mit anderen Gremientätigkeiten und Aktivitäten an einer so großen Hochschule ist, stellte eine Herausforderung dar.
(-) Der Aufwand und die Kosten für die Veranstaltung waren sehr hoch. Allerdings wäre ein vergleichbares Ergebnis des kreativen direkten Austausches online nicht möglich gewesen.
(-) Zusätzlich zum EdCoN Projektteam mussten noch weitere Personen aus anderen Einheiten der DHBW unterstützen und Kapazität einbringen, da an der DHBW keine studentischen Hilfskräfte zur Verfügung stehen.
In jedem Drittmittelprojekt, welches Beteiligte aus verschiedenen Einheiten, die nur lose miteinander in Verbindung stehen, bündeln muss, stellt sich die Frage der gemeinsamen Dokumentation. Man steht dabei vor der Herausforderung, etwas von den anderen Einheiten zu wissen und sich als ein Ganzes zu fühlen.
Zur Dokumentation gegenüber den Geldgebenden, für das Qualitätsmanagement, aber auch zur Kommunikation im Projekt, in der Hochschulleitung und mit den Gremien sowie nach außen stellt sich die Frage, welches Format hier helfen kann, damit alle „auf dem Laufenden“ sind. Statusberichte werden grundsätzlich als lästig empfunden und daher meist in der minimal notwendigen Form an das Projektmanagement versendet. Diese Art der „Kommunikation nur auf Anforderung“ kann aber dazu führen, dass Teilprojekte aneinander vorbei agieren und Synergien nicht erkannt werden. Aber auch das Community Building kann so nicht erfolgreich gestaltet werden.
Mit dem Open Source Projektmanagement-Tool „OpenProject“ wurde in EdCoN eine sehr praktikable Lösung gefunden. In diesem Tool gibt es eine Wiki-Funktion, d. h. Seiten, die von allen bearbeitet werden können und für alle sichtbar sind. Für jedes Teilprojekt wurde daher eine identisch strukturierte Wiki-Seite angelegt. Dort wurde eine Tabelle eingefügt, die den Fortschritt in Bezug auf die im Antrag definierten Ziele spiegelt (siehe Tab. 1). Auch wurde bewusst der Begriff des Berichts vermieden, da verdeutlicht werden sollte, dass auf diesen Seiten mit der Community etwas geteilt wird. Im Vordergrund sollte das Teilen von Wissen über den Projektfortschritt stehen, aber auch Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Umsetzung waren und sind von Interesse. Deshalb wurde der Begriff des Sharing Circle gewählt und die Intention mit allen Projektbeteiligten besprochen.
Tabelle 1. EdCoN Sharing Circle – Tabelle der Projektergebnisse im Projekt-Wiki
Gerade die Übersichtlichkeit konnte die Projektbeteiligten überzeugen, wodurch die Umsetzung über alle Standorte hinweg landesweit möglich war. Nach einem Monat traf man sich zu einer ersten Reflexion bzgl. des Sharing Tools (OpenProject) und legte fest, dass eine monatliche Aktualisierung sinnvoll wäre. Die Projektkommunikation konnte dadurch auf einen Fundus an Themen zurückgreifen, die wiederum die Kommunikation nach außen in Form von Social Media Beiträgen ermöglichte. So entstand ein transparentes Projektstatussystem, welches mehreren Zwecken (siehe Abb. 3) diente.
Abbildung 3. Win-Win-Win Situation durch transparenten Status im Projektwiki
(+) Schöner Nebeneffekt: Viele Projektbeteiligte abonnierten die Änderungsmitteilung des Wikis, sodass sie informiert wurden, sobald es Neuigkeiten aus anderen Teilprojekten gab. Teilweise wirkte dies als Anregung, selbst in diese Richtung zu denken, oder gab einen Motivationsschub.
(+) Das Format schaffte die gewünschte Transparenz in der Zielerreichung und durch den geringen Aufwand wurde es schnell akzeptiert. Dafür war auch dienlich, dass die Tabellenspalten gemeinsam definiert wurden.
(+) Die Kommunikation nach innen und außen wurde erleichtert, da auch bereits kurze Statements in der Tabelle die Möglichkeit eröffneten, gezielter nachzufragen und daraus Beiträge für Newsletter, Social Media etc. zu gestalten.
(+) Die Erstellung von Sachberichten ist auf Basis des Sharing Circles sehr gut machbar, da bereits alle wesentlichen Aspekte formativ gesammelt wurden.
(-) Trotz gemeinsamer Vereinbarung wurden die Tabellen nicht von allen monatlich aktualisiert.
(-) Das Format gab kaum Auskunft über Probleme, da eine wirkliche Fehlerkultur weiterhin nicht gelebte Praxis ist. Zwar existiert die Spalte „Woran hängt es?“ und „was ist geplant?“, aber nur selten wurden diese Spalten befüllt.
Der EdCoN Sharing Circle als Instrument zur transparenten Projektdokumentation verdeutlicht, wie wichtig eine offene und regelmäßige Kommunikation für die Erfassung des Projektfortschritts und die Förderung einer Kultur des Teilens ist. Dennoch zeigt sich, dass eine echte Fehlerkultur und die Offenlegung von Problemen innerhalb des Projekts weiterhin Entwicklungspotenzial bieten.
Das Projekt EdCoN der DHBW stellt eine innovative Initiative zur Förderung und Verbesserung der digitalen Lehre und des Lehrsupports dar. Durch die Einrichtung von Education Competence Centern und die Schaffung eines Netzwerks zur Unterstützung der digitalen Lehre begegnet das Projekt den spezifischen Herausforderungen einer über ein ganzes Bundesland verteilten Hochschulstruktur. Die Grundlage hierfür bildet eine bereits bestehende Lehrsupportstruktur, welche durch das Projekt vernetzt und in den Austausch gebracht wird.
Insgesamt demonstriert EdCoN, dass durch evidenzbasierte Lösungsfindung, Kompetenzbündelung und kreative Förderung der Transparenz signifikante Fortschritte in der digitalen Lehre und im Lehrsupport erreicht werden können. Es unterstreicht die Bedeutung von Koordination, Zusammenarbeit und der Bereitschaft zur Anpassung an neue Herausforderungen im Kontext der digitalen Transformation in der Hochschule.
Dabei ist die agile Organisationsentwicklung entscheidend, um ein solches Netzwerk erfolgreich aufzubauen. Kontinuität und partizipative Entscheidungsprozesse sind zentrale Prinzipien, die sich als Schlüssel für den Erfolg des Projekts herausstellten. Durch agile Austauschformate wie das EdCoffecorNer, das Learning Festival und den EdCoN Sharing Circle wird nicht nur die Kommunikation innerhalb und außerhalb gefördert, sondern auch das gemeinsame Wissen über den Status quo und die Erkenntnisse sowie das Wir-Gefühl des Netzwerks gestärkt. Diese Formate tragen maßgeblich dazu bei, das Ziel einer Community of Practice zur digitalen Lehre und Lehrunterstützung zu realisieren.
EdCoN verdeutlicht aber auch, dass die erfolgreiche Umsetzung von digitaler Lehre und Lehrsupport nicht nur technologische Innovationen erfordert, sondern vor allem eine kulturelle Veränderung und eine neue Art der Zusammenarbeit in der Hochschule und zwischen den Expert:innen. Die beschriebenen Prinzipien und Formate können als inspirierende Leitfäden dienen, nicht nur für ähnliche Hochschulprojekte, sondern auch für Hochschulverbünde, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Durch gemeinsame Ziele, partizipative Gestaltung, Kommunikation und kontinuierlichen Austausch kann erfolgreiches Community Building in standort-/hochschulübergreifenden Projekten möglich werden. Jedoch wurde in der Reflexion gezeigt, dass alle Methoden auch ihre Nachteile haben. Hier ist vor allem weitere Kulturarbeit nötig.
Dr. Julia Hufnagel ist promovierte Wirtschaftswissenschaftlerin (Nachhaltigkeitsmanagement) und war bis 2024 Projektkoordinatorin von EdCoN. Sie setzt sich ein für effektives und effizientes Arbeiten und Gestalten in einem angstfreien Raum. Transparenz und Demokratie sind Werte, um die sie nicht nur im Arbeitskontext ringt. Sie bedient sich bei Methoden für agiles Projektmanagement und Organisationsentwicklung.
Kontaktdaten: hufnagel.julia@gmail.com
Prof. Dr. Doris Ternes ist Leiterin des Zentrums für Hochschuldidaktik und lebenslanges Lernen (ZHL) an der DHBW. Sie ist seit vielen Jahren als Hochschuldidaktikerin aktiv und hat hierzu für unterschiedliche Hochschulen Drittmittelprojekte eingeworben, die sie umgesetzt, analysiert und publiziert hat. Ihr Lehrgebiet ist die Organisationsentwicklung, woraus sich viele Parallelen zur Hochschulentwicklung ergeben. Sie engagiert sich in mehreren hochschulübergreifenden Forschungsgruppen, z. B. AEDiL, FIRE, etc. und forscht Schwerpunktmäßig in der Hochschul- und Bildungsforschung.
Kontaktdaten: doris.ternes@cas.dhbw.de
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