von Gerald Stiller, Jens Bonk-Wiltfang, Sven Sandscheper, Christian Witzke
Im Beitrag wird die Zusammenarbeit für die Vernetzung von Rechenzentren in den Vordergrund gestellt. Dabei wird deutlich, wie hilfreich eine externe Beratung sein kann. In Niedersachsen wurden so Kooperationsbeziehungen eruiert, die nun die Möglichkeit bieten, die Infrastrukturen mit Angeboten der Rechenzentren vernetzt zu nutzen.
Das Verbundprojekt SOUVER@N hat es sich zum Ziel gesetzt, die kleinen und mittelgroßen Hochschulen in Niedersachsen zum Thema Digitalisierung und Hochschullehre besser zu vernetzen und die Zusammenarbeit zu vertiefen (Laufzeit 08-2021 bis 12-2025). Im Arbeitspaket 4 „IT Basis“ liegt unser Fokus auf den IT-Diensten, also auf Rechenzentren und weiteren Einrichtungen, die für den Betrieb und die Weiterentwicklung digitaler Technologien zuständig sind. In diesem Beitrag wollen wir zeigen, wie wir kollaborativ institutionsübergreifend arbeiten, um diese Kooperationen zu unterstützen, auszubauen und zu vertiefen.
Dazu stellen wir zunächst dar, wie unsere gemeinsame Arbeit über die fünf Standorte Medizinische Hochschule Hannover, Technische Universität Clausthal, Universität Hildesheim, Universität Osnabrück, sowie den externen Berater der vdH-IT verteilt in der Vorbereitungsphase möglich war und wie die Gestaltung der weiteren Zusammenarbeit durch diese Erfahrungen geleitet werden soll.
Die Vorbereitungsphase war sehr umfangreich und half uns die Potentiale zu erkennen, die für nachhaltige Zusammenarbeit der Rechenzentren in bestimmten Themen genutzt werden können. Natürlich finden unabhängig von unserem Projekt zahllose Kooperationen zwischen den Rechenzentren der Hochschulen statt, häufig jedoch eher auf einer informellen oder unregelmäßigen Basis. Das Ziel des SOUVER@N-Projekts ist daher auf dieser Zusammenarbeit aufzubauen, sie zu vertiefen, nachhaltig in den Institutionen zu verankern und generell auszubauen.
Die größten Schwierigkeiten, die sich aus diesem Ziel ergeben, sind dabei vor allem die stark limitierten Ressourcen der Rechenzentren, insbesondere die zeitlichen Ressourcen der Mitarbeitenden. Natürlich spielen die alltäglichen Hürden für Veränderungen von Arbeitsprozessen eine ebenso wichtige Rolle: tradierte Abläufe, unklare Zuständigkeiten bei neuen Themenfeldern und speziell im Bereich der Beratung und Support die Häufigkeit von befristeten Arbeitsverhältnissen. Deshalb war von Beginn an klar, dass die Zusammenarbeit möglichst reibungslos und mit wenig zusätzlichem Aufwand verbunden sein musste. Einen weiteren einschränkenden Faktor stellte die Heterogenität der institutionellen Verankerung der Mitarbeitenden des Arbeitspakets 4 „IT Basis“ dar. Einige sind Beschäftigte in Rechenzentren, andere bei Service Einrichtungen wie einer E-Learning Abteilungen tätig.
Um unsere Ziele erreichen zu können, bedurfte es zunächst einer umfangreichen Recherche bezüglich der möglichen Kooperationen im Bereich IT-Dienste, bei der wir bereits den direkten Kontakt zu den Rechenzentren und deren Mitarbeitenden herstellten. Für die Auswertung wurde Anfang 2023 eine externe Beratung herangezogen, die eine notwendige Distanz für die Herstellung eines Überblicks und die Expertise für die systematische Analyse der Arbeitsfelder bieten konnte. Die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden verschiedener Hochschulen und eines externen Beraters machte es möglich, fundierte Empfehlungen zu spezifischen Chancen für die Kooperation der Rechenzentren zu geben.
Eine lebendige Kooperation der IT-Dienste liegt aber letztlich in der Hand der jeweiligen Mitarbeitenden und stellt für ein zeitlich begrenztes Projekt damit eine Herausforderung dar. Wir beschreiben in diesem Beitrag daher, wie wir dieser Herausforderung bisher, aktuell und mit Blick in die Zukunft begegnen.
Als Teil eines großen Verbundprojekts, das von der Stiftung Innovation in der Hochschullehre finanziert wird, arbeiteten die Mitglieder unseres Arbeitspakets von Beginn an über Niedersachsen verteilt. Tatsächlich finden Treffen in Präsenz nur in der Gesamtgruppe des Projekts und in größeren Abständen statt. Daher war es die erste Aufgabe zu Projektbeginn, die asynchron verteilte Zusammenarbeit zu organisieren. Wichtig für das Funktionieren und eine lebendige Kollaboration war dabei, dass das Projekt nur gewisse Eckpunkte vorgegeben hat. So wurde als Plattform für die direkte Kommunikation der Messenger-Dienst Element (für das Projekt angeboten durch den Standort Osnabrück) und für den Dateiaustausch Owncloud mit OnlyOffice in der Academic Cloud gewählt. Diese beiden Systeme waren naheliegend, weil sie bereits in Betrieb und leicht nutzbar waren. Allerdings gehen die Gründe für diese Wahl der Werkzeuge auch darüber hinaus: So konnte durch die Implementierung der Kommunikationskanäle bereits konkrete Vernetzung geschaffen werden. So passt auch der Einsatz von freier Software, die lokal in den Rechenzentren der Hochschulen betrieben und für alle Projektmitglieder angeboten wird natürlich genau zum Ziel der digitalen Souveränität und Kollaboration der niedersächsischen Hochschulen. Gerade die Arbeit mit quelloffener Software stellt dabei schon an sich eine Positionierung des Projekts und seiner Arbeit dar. Ebenso passt es zu den Zielen unseres Arbeitspakets, dass ein Rechenzentrum hier jeweils einen Dienst für alle anderen Partner anbietet. So wurde hier im Kleinen schon umgesetzt, was wir im Großen vorbereiten wollen.
Durch den gezielten Einsatz dieser digitalen Werkzeuge konnten wir Kommunikations- und Kooperationshürden im Projekt verringern und eine produktive Arbeitsumgebung schaffen.
Auf der konkreten Teamebene haben Mitarbeitende der jeweiligen Verbundhochschulen im Rahmen von AP4 „IT-Basis“ zusammengearbeitet. Die Arbeit im Team wurde von zwei AP-Sprechenden strukturiert und organisiert, die den Austausch und die Koordination sicherstellten. Diese AP-Sprechenden standen in regelmäßigem Kontakt mit dem Koordinations-, dem Kommunikationsteam und der Projektleitung, um eine kohärente und effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Die in der Struktur des Projekts vorgesehenen regelmäßigen Rücksprachen mit Koordination und Leitung waren dabei essentiell, um flexibel auf die sich schnell verändernden Bedingungen innerhalb sowie außerhalb des Projekts zu reagieren.
Um die Zielsetzung und die Aufgabenstellungen des Arbeitspakets 4 „IT Basis“ laufend zu justieren, wurde eine Steuerungsgruppe, bestehend aus den Leitungen der Rechenzentren in unregelmäßigen Abständen einberufen. Die Organisation dieser „Steuerungsgruppe“ war erwartungsgemäß nicht immer einfach. Allein die Terminfindung stellte sich als erstes Problem dar und wurde von uns durch die Gründung eines Kernteams, das direkt und kurzfristig Rückmeldungen und Antworten geben konnte, entschärft. So kam die große Runde aller Rechenzentrumsleitungen nur selten zusammen, weshalb stattdessen die Inhalte dieser großen Besprechungen mit zwei bis drei Standorten zunächst vorbereitet und anschließend zielgerichtet in die große Runde eingebracht wurden. Dadurch war die Arbeit in der Steuerungsgruppe schlussendlich deutlich einfacher, effektiver und produktiver.
Um dem Ziel des AP4 „IT-Basis“, die Vernetzung der Partneruniversitäten zu technischen Fragen im Bereich der digitalen Lehre und damit die Kooperation zwischen den Standorten zu fördern, gerecht zu werden, zeigte sich, dass eine tiefere Einbindung des Projekts in die lokalen Strukturen wichtig war. Nur so konnte die Perspektive des jeweiligen Standorts wirklich angemessen eingebunden werden. Schließlich lassen sich häufig derartige Strukturen nicht nachträglich ändern und je nach lokaler Organisation kann es sein, dass eine improvisierte Einbindung in der Praxis nicht umsetzbar ist. Daher ist es, unserer Erfahrung nach unerlässlich, dass die jeweils beteiligten Einrichtungen der Standorte personell wie konzeptuell eng an das Projekt gebunden sind. Dabei geht es nicht nur um die Umsetzung der Projektarbeit in der jeweiligen Organisationen, sondern schon um einen ausreichenden Informationsfluss beziehungsweise schlicht den Zugang zu relevanten Ansprechpartner*innen. Dieser Zugang war essentiell für den Beratungsprozess in diesem Projekt und hätte durch eine engere Verbindung zu allen relevanten Einheiten der jeweiligen Standorte effizienter und intensiver durchgeführt werden können.
Zur Fundierung unserer Strategie bei der Bestandsaufnahme und Ermittlung von Kooperationspotentialen der IT-Dienste, war die Zusammenarbeit mit einem externen Berater, der umfangreiche Erfahrungen in der Kooperation von Hochschulen auf IT-Ebene mitbrachte, gewinnbringend. Diese Zusammenarbeit, die seit Frühjahr 2024 abgeschlossen ist, folgte einem strukturierten Plan: Alle zwei Wochen fanden Online-Meetings während der regulären Teamtreffen mit allen Beteiligten statt, in denen der Austausch und die Koordination von Aufgaben erfolgten.
Besonders wertvoll erwiesen sich die Absprachen in diesen Sitzungen in Kombination mit den asynchronen Arbeitsphasen zwischen den Meetings. Diese Kombination ermöglichte es uns, kontinuierlich Fortschritte zu erzielen und gleichzeitig flexibel auf auftretende Herausforderungen zu reagieren. Der Berater konnte durch seine Expertise und neutrale Perspektive fundierte Empfehlungen abgeben und so stellte diese Gruppenkonstellation sicher, dass unsere Zusammenarbeit strategisch zielführend ausgerichtet war und Ergebnisse fortlaufend beidseitig evaluiert wurden.
Ein weiteres nützliches Werkzeug, das wir zur stringenten Dokumentation der Zusammenarbeit mit dem externen Berater eingesetzt haben, ist HedgeDoc als kollaborativer Markdown Texteditor. Mit HedgeDoc konnten wir in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten, was die Protokollierung der Meetings und Nachverfolgung von Entscheidungen und Aufgaben erheblich erleichtert hat. So konnten wir außerdem eine konsistente Dokumentation sicherstellen.
Für diese Kollaboration war es daneben essentiell, dass sich unser Team aus Mitarbeitenden unterschiedlicher Projektstandorte zusammensetzt, die dort in verschiedenen Rollen als wissenschaftliche oder technische Mitarbeitenden arbeiten. Wenn die gemeinsame Arbeit die dauerhafte Kooperation mehrerer Standorte zum Ziel hat, kann dies nur gelingen, wenn die Perspektiven aller Standorte berücksichtigt werden. Durch die personelle Fluktuation, die einem Drittmittelprojekt inhärent ist, konnte diese Berücksichtigung allerdings – so unsere Erfahrung – weniger wirksam werden als gewünscht. In unserem Projekt sind wir diesem Problem durch die Zusammenarbeit mit der oben erwähnten Steuerungsgruppe begegnet. So konnten wir sicherstellen, dass alle relevanten Informationen bei allen beteiligten Standorten ankommen und wir gleichzeitig umfassend Rückmeldungen zu unseren Planungen und Überlegungen erhielten.
Als konkretes Ergebnis der Zusammenarbeit gab es eine sehr umfassende Analyse der Kooperationspotentiale zwischen Rechenzentren der niedersächsischen Hochschulen, die sich durch eine strategische Analyse der IT-Services an zehn niedersächsischen Hochschulen nach dem Higher Education Reference Model (Top-Down-Analyse) kombiniert mit einer Befragung von ca. 300 Mitarbeitenden in den IT-Serviceeinrichtungen der Projekthochschulen (Bottom-Up-Analyse) ergeben hat von der Heyde 2021, 2023). Dabei wurde eine Rangliste von IT-Services ermittelt, mit denen sich eine Kooperation aufgrund verschiedener Faktoren als besonders lohnenswert bzw. praktikabel herausstellte.
Für diesen Teil war die Expertise des externen Beraters der zentrale Bestandteil und Ausgangspunkt der Zusammenarbeit. Die bereits erläuterte Zusammensetzung und Arbeitsweise des Teams „IT-Basis“ machte es dabei einfach, zunächst die notwendigen Informationen zusammen zu tragen, um sie für den externen Berater in einer von ihm erstellten Klassifikation zur Verfügung zu stellen. Auf Basis dieser Recherche wurde dann die Top-Down-Analyse von dem externen Experten erstellt. Der Fokus der Planung war dabei die Möglichkeiten der jeweiligen Parteien sinnvoll zu nutzen.
Auf Basis dieser Analyse war es uns möglich, eine umfangreiche Befragung der Mitarbeitenden der Rechenzentren von zehn Hochschulen durchzuführen. Hier machte sich die Steuerungsgruppe aus den Leitungen der Rechenzentren bezahlt, da diese damit die Befragung praktisch selbst in Auftrag gaben. So war die Quote der Rückläufer im Vergleich mit ähnlichen Befragungen hoch, was auch bei einer geringen Gesamtanzahl an Befragten eine solide Datenbasis für die statistische Auswertung zuließ.
Die Ergebnisse dieser Analyse wurden den Leitungen aller niedersächsischen Hochschulrechenzentren vorgestellt, die im sog. LAN-IT Verein organisiert sind. Durch die Präsentation und Diskussion konnten fundierte, strategische Überlegungen zur Entwicklung der Hochschulrechenzentren in Niedersachsen angestoßen werden. So konnten wir die Grundlage für zukünftige Entscheidungen verstärkter Zusammenarbeit der Hochschulrechenzentrenin Niedersachsen schaffen. Ziel ist es, die gewonnenen Erkenntnisse langfristig zu nutzen, um die IT-Infrastruktur an den niedersächsischen Hochschulen effizienter und zukunftsorientiert zu gestalten.
Um unser großes Ziel der Verknüpfung der IT-Dienste nachhaltig anzugehen – so die Erfahrung nach beinahe drei Jahren Projektlaufzeit – ist es unerlässlich mit Geduld und ausdauernd vorzugehen sowie iterativ zu arbeiten. Tradierte Strukturen und Prozesse lassen sich nicht schnell verändern, es braucht dazu einen stetigen Einsatz und Flexibilität – auch, um auf unbekannte Gegebenheiten zu reagieren. Zudem bedarf es sorgfältiger Planung und strategischer Abwägungen, die allen voran von den Leitungen der Rechenzentren zu tragen sind.
Die Top-Down- und Bottom-Up-Analyse haben dazu eine Übersicht von strategisch sinnvollen Services geliefert, deren Bedingungen sich für den Start bzw. die Ausweitung einer Kooperation anbieten würden. Inwiefern die Schritte in Richtung dieser Kooperationswege eingeleitet werden, liegt im wahrsten Sinne des Wortes bei den Leitungen der IT-Serviceeinrichtungen bzw. bei den Präsidien der Hochschulen und Geldgebern in Bund und Ländern. Die Einbindung der Mitarbeitenden in den Serviceeinrichtungen, die eine Kooperation am Ende mit Leben füllen können ist dabei jedoch unersetzlich.
Denn wie die verschiedenen Services im Speziellen an den Einrichtungen betreut werden, wird oft auf der operativen Ebene sehr servicespezifisch gehandhabt. So wird es in der Umsetzung auf eine (hochschul)politische Kraftanstrengung ankommen, um zu zeigen, inwiefern die vielseitig sehr lohnenden Kooperationen bei den IT-Services der Hochschulrechenzentren in den nächsten Jahren und Jahrzehnten ausgestalten werden können.
Schließlich kann die Vielfalt der digitalen Dienste, die heute die Hochschullehre ausmachen von einzelnen Hochschulen nicht umfassend geleistet werden. Es ist also notwendig, insbesondere mit Blick auf die digitale Souveränität der Hochschulen, dass die Standorte sich jeweils auf bestimmte Angebote konzentrieren und einem Verbund anbieten. So könnte sich jeder Standort auf weniger Dienste konzentrieren, die nur mehr Nutzenden zur Verfügung gestellt werden. Idealerweise würde ein gemeinsames Portal für alle niedersächsischen Hochschulen die Dienste verbinden, die durch die verteilte Bereitstellung langfristig gesichert angeboten werden könnten. Unsere Arbeit hat dabei hoffentlich Grundlagen geschaffen, auf die weitere Projekte, z.B. unter dem Dach der Hochschule.digital Niedersachsen, jetzt aufbauen können.
Sven Sandscheper ist ausgebildeter Grundschullehrer und arbeitet aktuell am Zentrum für digitale Lehre, Campusmanagement und Hochschuldidaktik (virtUOS) der Universität Osnabrück. Unter dem breiten Thema Bildung sind seine Schwerpunkte neben der digitalen Lehre sowie vernetzten Zusammenarbeit zwischen Hochschulen auch Künstliche Intelligenz in der Bildung.
Christian Witzke studierte „Informationsmanagement und Informationstechnologie“ in Hildesheim und sammelte nach seinem Abschluss erste Berufserfahrungen als Softwareentwickler, bevor es ihn im Februar 2022 zurück an die Universität Hildesheim zog. Dort engagiert er sich im Rechenzentrum, sowie im Projekt Digital C@MPUS-le@rning und dem SOUVER@N-Projekt. Seit Januar 2024 ist er zusätzlich mit einer halben Stelle im Controlling der Universität tätig.
Gerald Stiller studierte Kulturpädagogik an der Universität Hildesheim. Seit 2012 ist er wissenschaftlicher Mitarbeiter am Peter L. Reichertz Institut für Medizinische Informatik der TU Brauschweig und der Medizinischen Hochschule Hannover. Dort ist das E-Learning Team angesiedelt, im dem er bei der Digitalisierung der Lehre mitwirkt, wie bspw. der Produktion und Bereitstellung von Lehrfilmen, mediendidaktische Beratung und dem Support. Im niedersächsischen Verbundprojekt Souver@n: digitales Lehren und Lernen in Niedersachsen ist er im Arbeitspakets 4 „IT Basis“ tätig.
Jens Bonk-Wiltfang war in einem anderen Leben Amerikanist mit einem Fokus auf kontemporäre Populärkultur. Seit mehreren Jahren unterstützt er Lehrende der Universität Osnabrück im Bereich Hochschuldidaktik und Digitalisierung der Lehre am Zentrum für digitale Lehre, Campusmanagement und Hochschuldidaktik (virtUOS).
DAS VERBUNDPROJEKT
CO3LEARN
TECHNISCHE UNIVERSITÄT BRAUNSCHWEIG
GOTTFRIED WILHELM LEIBNIZ UNIVERSITÄT HANNOVER
GEORG-AUGUST-UNIVERSITÄT GÖTTINGEN
Das Projekt Co3Learn wird gefördert aus Mitteln der Stiftung Innovation in der Hochschullehre.
Projektlaufzeit: 01.08.2021 – 31.12.2025 mit bewilligten Fördermitteln von
4.760.895,51 Euro.
Universitätsplatz 2
38106 Braunschweig
Welfengarten 1
30167 Hannover
Wilhelmsplatz 1 (Aula)
37073 Göttingen
© Copyright Co3Learn, created with Royal Elementor Addons and Elementor
