von Juliana Arosemena, Sophie Domann, Cornelis Kater, Anna Scarcella
Der Beitrag möchte die beiden Fragen vor dem Hintergrund der agilen Verbundprojektarbeit beantworten: Welche Rahmenbedingungen unterstützen ein agileres Arbeiten an Hochschulen? Und wie können Teamstrukturen und Arbeitsweisen gemeinsam angepasst werden? Die Erfahrungen von Projektleitung, Mitarbeitenden und studentischen Hilfskräften zeigen, wie wir als Team aus dem Scrum-Framework heraus unsere eigene agile Arbeitsweise geformt haben. Unser Beitrag gibt Anregungen und Ideen zur Umsetzung von Agilität in Verbundprojekten bzw. Projekten an Hochschulen. Im Rahmen einer Diskussion beim University Future Festival 2024 legten wir die Grundlage für diesen Beitrag (vgl. Domann, Kater, Scarcella, Arosemena 2024).
„Wir haben als Verbund mit standortspezifischen Strukturen schon auch die Herausforderung gehabt, immer mal wieder festzustellen, man hat gerade einen Prozess verstanden und dann läuft es am anderen Standort doch ein bisschen anders. Das sind Dinge, auf die wir in unserer Zusammenarbeit immer wieder gestoßen sind.“
Projektmitarbeiterin Anna Scarcella
„Man merkt wirklich, dass das, was ich tue, nicht nur wichtig ist, sondern wertgeschätzt wird. Ich bin auf Augenhöhe mit dem gesamten Team und das motiviert mich von innen aus noch weiter etwas zu machen, mehr Neugierde zu haben und vielleicht sich mehr zu engagieren.“
Studentische Mitarbeiterin Juliana Arosemena
„Mein Lernprozess aus dem bisherigen Projektverlauf ist, dass ich gelernt habe, Rollen zu benennen und das auch in vielen anderen Kontexten noch viel mehr mache als bisher. Und die Rolle, die ich hier neben der Product Owner-Rolle mit einbringe ist auch die Rolle der Leitung zu haben und das Projekt beschützen zu können, auch wenn die Strukturen der Hochschulen hier sehr verschieden sind. Das ist auch ein Lerneffekt, mal zu merken, wie verschieden die Strukturen sind und ein bisschen zu reflektieren, müssten die das eigentlich sein?“
Projektleitung Cornelis Kater
„Ich möchte auf das Vernetzen auf Ebene der Projektmanagementmethode hinweisen, weil auch in den verschiedenen hochschulübergreifenden Veranstaltungen diese Sichtweisen, wie Projekte an Hochschulen laufen, immer wieder auch für große Diskussionen sorgen. Das finde ich sehr wertvoll und hat einen großen Lerneffekt auch für andere Projekte und andere Verbünde.“
Projektmitarbeiterin Sophie Domann
Die Mission unseres Verbundprojektes Co³Learn (Communication, Cooperation, Collaboration) ist die Förderung kooperativer Prozesse im Lehren und Lernen in den diversen Räumen der Universitäten (gefördert von der Stiftung Innovation in der Hochschullehre; vgl. auch co3learn.de/ Animationsfilm). Die Wege zur Kooperation schaffen wir durch Auswahl und Bereitstellung von digitalen Tools. Diese ermöglichen die Zusammenarbeit und Begegnungen von Lernenden und bieten angemessene Lösungen für persönliche Entwicklung, Kreativität und individuelle Lebensrealitäten. Als agil arbeitendes Verbundteam haben wir für uns potenziell flache Hierarchien geschaffen, bewegen uns aber gleichzeitig in einer hierarchisch angelegten Struktur. Aus diesem (vermeintlichen) Widerspruch haben wir im Laufe des Projekts lernen und unsere Zusammenarbeit im Team reflektieren und anpassen können, um eine motivierende und die Produktivität fördernde Arbeitsumgebung zu schaffen.
An die inhaltliche Arbeit unseres Verbundprojektes – die Förderung von Kooperation und Kollaboration durch digitale Tools in akademischen Lehr-Lern-Settings – haben wir von Beginn an eine lösungsoffene und experimentierfreudige Perspektive herangetragen. Gleichermaßen haben wir diese Einstellung auch für die Ausgestaltung unserer internen Zusammenarbeit vertreten und im Laufe der Projektlaufzeit verschiedene agile Methoden und Workflows erprobt sowie pragmatische Anpassungen vorgenommen.
Gestartet sind wir im Sinne unseres Projektantrags in einem an Scrum angelehnten Arbeitsmodus mit den festgelegten Rollen Product Owner, Scrum Master, Entwickler*innen sowie terminierten 3-Wochen Sprints inklusive Daily Stand-Ups, Sprint Planning, Sprint Review und Retrospektive (vgl. Scrum Guide). Dass wir vor allem „angelehnt an Scrum“ gearbeitet haben und Scrum nicht nach Lehrbuch praktiziert haben, lag unter anderem an den strukturellen, unveränderbaren Rahmenbedingungen – drei Product Owner (einer je Standort) gleichzeitig in der Vorgesetztenfunktion sowie ein, laut Scrum-Guide, zu großes Entwicklungsteam verteilt über drei Standorte. Trotz der strukturellen Herausforderungen haben wir die ersten anderthalb Jahre des Projektes im Scrum-Framework gearbeitet und verschiedene Schulungen und Coachings wahrgenommen, um unsere Kenntnisse im Bereich des agilen Arbeitens fortlaufend weiter zu entwickeln. Mit wachsendem Wissen thematisierten wir an verschiedenen Stellen immer wieder das Vorhandensein von drei Product Ownern als herausfordernd, da es weder im Scrum-Framework so vorgesehen ist (PO ist hier immer nur eine Person pro Produkt) noch zu Hochschulstrukturen passt. Gleichzeitig war diese Rahmenbedingung ein zentrales und notwendiges Element, um die einzelnen Perspektiven der Verbundstandorte auf Ebene von Anforderungen aus verschiedenen Einrichtungen der Hochschulen gezielt und schnell einfangen zu können. Die Notwendigkeit, dass sich die drei POs quasi wie eine Person verhalten mussten und daher Entscheidungen unbedingt im Konsens finden mussten, hat auch zu einer starken thematischen Klarheit geführt.
Die räumliche Distanz, die insbesondere zu Beginn des Projektes durch Corona-Beschränkungen und ausbleibende Dienstreisen noch einmal erschwert wurde, haben wir durch die Einrichtung eines virtuellen Büros überbrückt. So konnten wir unsere Daily Stand-Ups, andere Scrum-Events und Austauschmöglichkeiten im digitalen Raum über das Tool gather.town realisieren (Screenshot folgt weiter unten).
Insbesondere zu Beginn des Projektes entfalteten sich durch die Arbeit in kurzen Sprint-Zyklen die gewünschten Effekte des Scrum-Frameworks: Wir konnten die vielen unbekannten Elemente, wie beispielsweise die Bedarfe der Zielgruppen unseres Projektes (Lehrende und Studierende) mit hoher Dynamik in Anforderungen übertragen sowie durch schnelle Reaktions- und Anpassungsmöglichkeiten auf sich veränderte Bedingungen reagieren. Mit Fortschreiten der inhaltlichen Projektarbeiten und der Weiterentwicklung unserer Kenntnisse und Erfahrungen in der agilen Arbeit haben wir aber auch verschiedenste Herausforderungen für die Zusammenarbeit, die das Scrum-Framework für uns als ein in Hochschulstrukturen eingebettetes Team mitbrachte, identifizieren können.
Diese konnten wir aufgrund der strukturellen Gegebenheiten aber nicht (gänzlich) auflösen. Hierzu zählen u.a.:
Neben den Herausforderungen erkannten wir aber auch, dass das Scrum-Framework bzw. eine agile Arbeitsweise für uns Möglichkeiten der Risikominimierung unserer inhaltlichen Entwicklungen schaffte: Durch die Grundpfeiler Transparenz über unsere Entwicklungen für alle Teammitglieder aufrecht zu erhalten, regelmäßig in die Überprüfungen der bisherigen Entwicklungen zu gehen und Anpassungen vornehmen zu können, waren wir als Team in der Lage, schnell eingreifen zu können, wenn notwendig. Im Sinne des agilen Mindsets (mehr dazu folgt unten) und unseren bis zu diesem Zeitpunkt gewonnenen Erfahrungen nutzten wir die Stärke unseres Teams, offen für Anpassungen zu sein und entschieden uns, den o.g. Herausforderungen mit der Entwicklung eines für uns praktikablen Arbeitsmodus zu begegnen. Zunächst passten wir nach knapp zwei Jahren Projektlaufzeit die Länge unserer Zyklen auf drei Monate, später auf acht Wochen an. Dies ermöglicht es uns, zusammenhängende Aufgaben, die auch in externe Abhängigkeiten gebettet sind (z.B. Absprachen und Abwicklungen mit Kooperationspartnern, wie externen Toolanbietern) innerhalb eines Zyklus zu bearbeiten. Gleichzeitig können wir so weiterhin die notwendige, regelmäßige Begutachtung der entstandenen Inkremente (ein Schritt in Richtung Projekt-Ziel, das einen „Wert“ besitzt) vornehmen.
Bezüglich unserer Rollen lernten wir offener auszusprechen, in welcher unserer jeweiligen Rollen wir Informationen und Inhalte kommunizieren. Dies schafft Klarheit und Transparenz in der Kommunikation und vermeidet Unsicherheiten bei der Einordnung von formulierten Anliegen und Anforderungen.
Wie zuvor auch verteilen wir unsere Aufgaben selbstorganisiert in einem gemeinsamen Lern- und Entwicklungsprozess und überbrücken die Distanz über das virtuelle Büro. Um regelmäßig Bedarfe und Fortschritte miteinander zu teilen, führen wir weiterhin ein digitales Daily Stand-Up durch. Eine weitere Funktion, die das virtuelle Büro erfüllen sollte und auch weiterhin erfüllt, ist das Erleben von Gemeinsamkeit und Zugehörigkeit zu einem größeren Team und eben nicht zu drei kleineren Standortteams. Gleichzeitig stellten wir fest, dass ein regelmäßiger Austausch in Präsenz eine andere Qualität der Zusammenarbeit ermöglicht. Daher treffen wir uns regelmäßig in einem dreiwöchigen Abstand wechselnd an unseren Verbundstandorten, um gemeinsam zu arbeiten. Über unser virtuelles Büro hinaus verwenden wir auch weiterhin verschiedene Kommunikations- und Kollaborationstools, wie die OwnCloud, Matrix und das Collaboard (alle verfügbar über die Academic Cloud), um das standortübergreifende Arbeiten und Teilen von Wissen zu ermöglichen und dem Anspruch der vollständigen Transparenz nachzukommen.
Gather.town Space Verbundprojekt Co³Learn
Unsere Prozesse, Strukturen und die Zusammenarbeit im Allgemeinen reflektieren wir weiterhin in regelmäßigen Retrospektiven, die uns ermöglichen, Hindernisse im täglichen Arbeiten zu identifizieren, Lösungen zu finden und Anpassungen vorzunehmen. Die Terminierung eines solchen „Events“ in regelmäßigen Abständen erleben wir als gewinnbringend, um sich im Sinne der Weiterentwicklung des Teams bewusst Zeiten einzuräumen und Anliegen, die die Zusammenarbeit betreffen nicht unausgesprochen ohne festen Platz weiterzutragen.
Bereits zu Beginn des Projektes legten wir in einem gemeinsamen Entwicklungsprozess Werte fest – neben den klassischen Scrum-Werten (Offenheit, Fokus, Mut, Respekt, Committment) – auf denen unsere Arbeit basiert. Diese festgelegten Werte haben unabhängig vom konkreten agilen Framework für uns Bestand und unterstützen unsere Zusammenarbeit und Teamkultur bei der Umsetzung unserer Aufgaben. Einen Vorteil des gelebten agilen Mindsets erleben wir im gegenseitigen Vertrauen zueinander, das gleichzeitig die intrinsische Motivation, am Projekterfolg mitzuwirken, fördert. Diese Haltung und den durch das Mindset geförderten Anspruch innerhalb des Teams flache Hierarchien, Selbstorganisation und Eigenverantwortung zu leben, wollten und konnten wir auch auf die Zusammenarbeit mit studentischen Mitarbeitenden übertragen.
„Gleichzeitig liegt großes Potenzial in dieser Art und Weise der Zusammenarbeit auch auf Team-Ebene, wenn jetzt tatsächlich mit dem agilen Mindset an die Bearbeitung von Aufgaben herangegangen wird und die Werte tatsächlich gelebt werden, dann ermöglicht das natürlich innerhalb des Entwicklungsteams oder des Gesamtteams ein Vertrauen in die Bearbeitung der anderen, dass jede Person das Bestmögliche getan hat für die Bearbeitung der einzelnen Aufgaben.“
Anna Scarcella
Insbesondere mit Blick auf die Projektziele und die Mission des Projektes war und ist es uns wichtig, die Perspektiven und Kompetenzen unserer studentischen Mitarbeitenden in Lösungsentwicklung, Entscheidungen und Maßnahmen einzubeziehen. Zum einen haben wir die bereits vorherrschende Interdisziplinarität unseres Teams durch weitere wissenschaftliche Hintergründe ergänzen können. Zum anderen stellt die Expertise von Studierenden im Bereich des Erlebens von universitären Lehrveranstaltungen eine wertvolle Perspektive für unsere Arbeit dar.
„Ich habe das Gefühl, dass die Aufgaben, die ich ausführe für das Team, für das Projekt wirklich wertgeschätzt werden. Wenn mir ein Thema delegiert wird, dann werde ich auch so behandelt, als wäre ich Expertin in dem Thema und alle hören zu und es gibt gutes Feedback.“
Juliana Arosemena
Mit Blick auf die Verbundarbeit im Allgemeinen konnten wir schnell feststellen, dass das gemeinsame Lösen von hochschulübergreifenden Fragen und Herausforderungen ermöglicht, unterschiedliche Perspektiven geprägt von den jeweiligen Standorten einzubeziehen. Auch wenn wir feststellen mussten, dass sich Prozesse und Strukturen für ähnliche Aufgaben an den einzelnen Verbundstandorten teilweise unterscheiden, konnten wir auch an dieser Stelle Vorteile erkennen. Teilweise konnten und können wir bürokratische Angelegenheiten aufteilen oder Prozesse für das gesamte Projekt und alle drei Verbundhochschulen an nur einem Standort administrativ abwickeln.
Als Verbund treten wir in regionalen und deutschlandweiten Netzwerken auf und vertreten die Themen und Ideen des Projektes über die eigenen Hochschulgrenzen hinaus. Wir können anderen Verbünden mit der gemeinsamen Anzahl von Lehrenden und Studierenden breite Rückmeldung zur Nutzung der Angebote geben und auch neue Themen gemeinsam bearbeiten. Im Austausch mit anderen (Verbund-)Projekten zeigen sich die Unterschiede unserer gewählten Form (mit Anpassungen) der Zusammenarbeit, aber auch Überlegen zur Frage, welche Rahmenbedingungen wir im System Hochschule anpassen und für unsere Projektziele nutzen können, finden statt. Durch den Austausch und gemeinsame Weiterbildungen entstehen tiefergehende Analysen und Berichte der verschiedenen Formen der Zusammenarbeit in (Verbund-)Projekten, die ebenso veröffentlicht wurden (Rockenbauch, Lindauer 2024; Hufnagel, Ternes 2024; Rupprecht 2024).
Die agile und mittlerweile langjährige Zusammenarbeit ermöglicht uns eine sehr vertrauensvolle, verlässliche und informierte Zusammenarbeit. Die Vertretungen sind beispielsweise bei Abwesenheiten gut aufgefangen, die Kommunikation ist zielgerichtet, leicht und zügig durch die Daily Stand-Ups und Messenger-Kanäle. Die Erfahrungen der Mitgestaltung inklusive Anpassungen der Projektorganisation hat viel Fehlerfreundlichkeit herausgefordert und auch die Kompetenzen aller Mitglieder erweitert. Welche Verfahren brauchen wir für welche Inhalte? Welche Kanäle funktionieren intern und extern? Diese Fragen zu stellen, neue Wege auszuprobieren, sich gegenseitig Mut zu machen und die Entwicklungen aller Beteiligten herauszufordern verdeutlicht die Prozesshaftigkeit von Verbundprojekten. Aufgestellte Annahmen können infrage gestellt, den Bedürfnissen angepasst werden, Fehler bearbeitet und Strukturen angepasst werden. Dies bedarf verschiedener Ressourcen, wie Zeit und Raum für Entwicklung und Unterstützung auf Leitungsebene. Das gegenseitige Vertrauen wächst durch die gemeinsam angeregten Anpassungen genauso wie die Frustrationstoleranz mit angrenzenden Arbeitseinheiten.
„Gleichzeitig braucht es für die standortübergreifende Zusammenarbeit auch verschiedene Prozesse, Abläufe und Strukturen, um die Kommunikation zu gestalten, um auch Wissensmanagement überhaupt zum Funktionieren zu bringen und gemeinsam arbeiten zu können.“
Anna Scarcella
Geduld und Reflexionsfähigkeit sind in der Projektorganisation bei allen Akteur*innen im Verbundprojekt gefragt. Gemeinsam können Veränderungen – punktuell aber auch auf höherer Ebene – umgesetzt werden. Die inhaltlichen Schlagworte Communication, Cooperation und Collaboration des Verbundprojekts leiten uns auch für die interne Ausgestaltung unserer Zusammenarbeit.
Juliana Arosemena unterstützt das Projekt Co³Learn als studentische Hilfskraft und bringt besonderes Engagement dafür mit, dass Hochschullehre vielfältige Lernformen und -kontexte integriert. Sie schätzt die Möglichkeit, durch standortübergreifende Online-Lehre den Zugang zu einer breiteren Auswahl an Kursen für die persönliche und akademische Entwicklung zu ermöglichen.
Dr. Sophie Domann ist seit 2021 im Projekthaus der Technischen Universität Braunschweig für das Projekt Co³Learn als Koordinatorin tätig. Daneben unterstützt sie darin partizipativ die Prozesse der studentischen Zusammenarbeit in digitalen, hybriden und analogen Lehr-Lernsettings. Aus ihrer Lehre und Forschung der Sozial- und Organisationspädagogik bringt sie Expertise aus den Bereichen partizipative Lehre, Digitalisierung und Hochschuldidaktik mit.
Cornelis Kater ist Leiter des Teams ZQS/E-Learning Service an der Leibniz Universität Hannover, Vorstand von Stud.IP e.V., Vertreter der Initiative Open Source LMS.
Anna Scarcella ist Sprach- und Kommunikationswissenschaftlerin (M.A., Schwerpunkte interkulturelle und institutionelle Kommunikation) und arbeitet seit Oktober 2021 als Mediendidaktikerin im Projekthaus der Technischen Universität Braunschweig für das Projekt Co³Learn.
DAS VERBUNDPROJEKT
CO3LEARN
TECHNISCHE UNIVERSITÄT BRAUNSCHWEIG
GOTTFRIED WILHELM LEIBNIZ UNIVERSITÄT HANNOVER
GEORG-AUGUST-UNIVERSITÄT GÖTTINGEN
Das Projekt Co3Learn wird gefördert aus Mitteln der Stiftung Innovation in der Hochschullehre.
Projektlaufzeit: 01.08.2021 – 31.12.2025 mit bewilligten Fördermitteln von
4.760.895,51 Euro.
Universitätsplatz 2
38106 Braunschweig
Welfengarten 1
30167 Hannover
Wilhelmsplatz 1 (Aula)
37073 Göttingen
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